2025年/10月/10日 | 魚丸
你是否曾經在需要寫一封英語信件時感到困惑，不知道該如何寫英文書信格式？ELSA Speak 將幫助你深入理解每一部分的細節——從英文書信在作文中的寫法、信件結尾的簽名格式，到各種實際應用的英文信件範例，如寫給朋友、公司或組織的信件。
英文書信格式
ELSA Speak 已整理出一套完整的英文書信格式 機構，適用於商用英文書信格式、英文書信格式 學測、英文書信格式作文等多種情境，並附上不同範例，幫助學習者輕鬆掌握並靈活運用於各種場合。
英文書信開頭問候 – Beginning
書信開頭非常重要，因為這是給讀者留下第一印象的部分。開頭通常包含兩個主要內容：問候語與自我介紹。
英文信件開頭 – 問候語 (Salutation)
書信開頭的問候語能讓收信者明確知道這封信的對象，同時展現你的禮貌與尊重。常見的書信問候格式如下：
| Dear + 收信者姓名 |
常見問候語範例:
| 情境 | 寫法 | 範例 |
|---|---|---|
| 寄給長輩或上司 | Dear + Mr./Ms. + 姓氏 | Dear Mr. Lin, Dear Ms. Chen |
| 寄給朋友或熟識同事 | Dear + 名字 | Dear Mandy, Dear Kevin |
| 寄給機構或不確定收件人姓名 | Dear Sir/Madam | Dear Sir/Madam |
>>閲讀相關：總結5種簡單且常見的英文email開頭方式 – ELSA Speak Taiwan
英文開頭問候 (Introduction)
在英文書信結構中，問候語之後的部分應簡潔明確地自我介紹，讓收信人清楚知道你是誰。常見的自我介紹句式如下：
| My name is + 你的名字. We met at/in + 時間、地點。 |
自我介紹句型參考:
| 句型 | 翻譯 |
|---|---|
| My name is + [Name]. | 我叫 + [名字]. |
| I am writing to introduce myself. | 我寫這封信是為了自我介紹。 |
| I am currently a student at + [School]. | 我目前是 + [學校] 的學生。 |
| I am currently working at + [Company / Position]. | 我目前在 + [公司／職位] 工作。 |
| We met at + [Event / Place]. | 我們曾在 + [活動／地點] 見過面。 |
| I got your contact from + [Person / Origan]. | 我從 + [人／來源] 得到你的聯絡方式。 |
| I hope this email finds you well. | 希望這封郵件到達時你一切安好。 |
| I’m reaching out to you regarding + [Topic]. | 我聯繫你是關於 + [主題]. |
| It’s a pleasure to connect with you. | 很高興能與你聯繫。 |
| Allow me to briefly introduce myself. | 請允許我簡短地自我介紹一下。 |
>>不會的看這裏：
- 20 多行業職稱英文詞彙與發音指南
- 台湾地址和英文地址的寫法有什么区别？如何格式化英文地址，以及台湾地址转换为英文地址。学会这两条用英语写地址的规则，你就不会再犯错误了。
- first name, last name 是什麽? 意義、用法及正確填寫方式
正文部分 – Body
書信的正文部分通常包含三個主要內容：問候語（Opening Comment）、寫信原因（Reasons To Write） 以及 主要內容（Main Point）。
開場問候 (Opening Comment)
在書信開頭的問候部分，你可以提出一些關懷或問候的句子，例如詢問對方的健康、工作、家庭或生活近況等。以下是一些常見的英文書信用語範例：
| 英文句型 | 翻譯 |
|---|---|
| How are you?/How are things?/How have you been? | 你最近怎麼樣？ |
| I hope you have a good day. | 希望你今天過得愉快。 |
| I hope you are doing well recently. | 希望你最近一切順利。 |
| Thank you for your letter. | 感謝你的來信。 |
| Thank you for responding to my letter. | 感謝你回覆我的信件。 |
| Thank you for contacting us. | 感謝你與我們聯繫。 |
寫信原因 (Reasons To Write)
接下來的第二部分，你需要說明寫這封信的原因。這一段通常可以用以下幾種常見的英文句型開頭：
| 英文句型 | 翻譯 |
|---|---|
| In this letter, I will talk about … | 在這封信中，我將談論…… |
| I am writing this letter to tell you about … | 我寫這封信是想與你分享…… |
| I am writing this letter to let you know about … | 我寫這封信是想讓你知道…… |
| I am writing to enquire about/ ask about … | 我寫信是想詢問關於…… |
| We are writing to inform you that/ request/ complain / apologize/ explain/… | 我們寫信是為了通知／請求／抱怨／致歉／解釋…… |
| I am writing with reference to… | 我寫信是關於…… |
| I am contacting you for the following reasons. | 我聯繫你是出於以下幾個原因。 |
| I am currently interested in receiving/ obtaining … | 我目前希望能收到／獲得…… |
| I received your mail last week and would like to… | 我上週收到了你的郵件，並想要…… |
主要內容 (Main Point)
正文是整封信中最關鍵的一環，內容應簡潔、有條理且易於理解。因此，在撰寫這一部分時，應該直接切入主題。以下是一些常見情境與英文句型範例：
| 情境 | 英文句型 | 翻譯 |
|---|---|---|
| 感謝信 | Thank you so much for … | 非常感謝…… |
| I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to… | 我很高興收到你的禮物，並想向……表達感謝。 | |
| 祝賀信 | New year is coming so I want to wish you and your family good luck and health. | 新年即將到來，祝你和你的家人幸運安康。 |
| Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age. | 今天是你的生日，祝你新的一歲幸福、健康、好運連連。 | |
| 問候信 | How are things? How is your family? Is your business still stable? How is your children’s study? | 一切都好嗎？你的家人近況如何？事業還順利嗎？孩子們的學業如何？ |
| 抱怨信 | I think the reason is that …. | 我認為原因是…… |
| Could you tell your department to check the ……? | 你能請貴部門檢查一下……嗎？ | |
| It should put the matter right if ……… | 若……的話，問題應該就能得到解決。 | |
| I think the best solution would be ……… | 我認為最好的解決方案是…… | |
| 邀請信 | It would be an honor for us if you can join… | 若您能參加……，我們將深感榮幸 |
| I am thrilled if you could join us on… | 若您能於……與我們一同參加，我將感到非常高興。 |
英文書信結尾格式 – Closing
最後，結尾部分是書信中不可或缺的一環。英文信件結尾通常包含兩個主要部分：結束語與簽名。
結束語 (Concluding sentence)
以下是一些常見的英文書信結尾句型，可用來表達禮貌、期盼或感謝之意y:
| 英文句型 | 翻譯 |
|---|---|
| I look forward to hearing from you soon. | 期盼儘快收到您的回覆。 |
| I hope to hear from you at your earliest convenience. | 希望能在您方便時盡快得到回覆。 |
| Thank you for your time and consideration. | 感謝您撥冗閱讀並予以考慮。 |
| I appreciate your attention to this matter. | 感謝您對此事的關注。 |
| Please let me know if you need any further information. | 若您需要更多資訊，請隨時告知我。 |
| I am looking forward to our cooperation. | 期盼與您合作。 |
| I trust you will find this information useful. | 我相信這些資訊對您有所幫助。 |
| I will be waiting for your reply. | 我將等待您的回覆。 |
| It was a pleasure corresponding with you. | 很高興能與您通信。 |
| I hope this email finds you well. | 希望這封郵件到達時，您一切安好。 |
英文書信格式下款 (Complimentary Close)
這一部可分為分幾種類型又稱為結尾用語 英文書信格式或結尾用語:
| 分類 | 結尾敬語 |
|---|---|
| 正式 (Formal) | Yours sincerely, |
| Yours faithfully, | |
| Respectfully yours, | |
| With highest regards, | |
| Yours truly, | |
| 中性 (Neutral) | Best regards, |
| Kind regards, | |
| Warm regards, | |
| 友好 (Friendly) | Best wishes, |
| Warm wishes, | |
| Take care, | |
| 臺灣文化特有 | With respect and best wishes, |
| Respectfully and sincerely yours, | |
| Looking forward to your kind reply, |
英文信件結尾署名 (Signing off)
簽名部分位於結語之後，用以標明寄件人身份與確認信件真實性。除了簽名外，也可以補充聯絡資訊，如電子郵件或電話號碼等。
範例:
| Best regards, Jane Tao Sales Manager | ABC Corporation Email: [email protected] Phone: +886 912 345 678 Website: www.abccorp.com |
>>相關文章：英文 email 結尾：20+ 種專業且禮貌地結束 email 的合輯
常用英文書信詞彙
| 英文單字 | 意思 |
|---|---|
| Address | 地址 |
| Attachment | 附件 |
| Body | 信件正文 |
| Carbon Copy (CC) | 副本寄送對象 |
| Blind Carbon Copy (BCC) | 隱藏副本寄送對象 |
| Compose | 撰寫 |
| Correspondence | 通信、書信往來 |
| Courier | 快遞 |
| Delivery | 寄送、遞送 |
| Draft | 草稿 |
| 電子郵件 | |
| Envelope | 信封 |
| Formal Letter | 正式信件 |
| Greeting | 開場問候語 |
| Inbox | 收件匣 |
| Junk Mail | 垃圾郵件 |
| Letterhead | 信紙抬頭／印有公司名稱的信紙 |
| Mailing List | 郵寄名單 |
| Outbox | 寄件匣 |
| Postage | 郵資 |
| Postal Code | 郵遞區號 |
| Recipient | 收件人 |
| Reply | 回覆 |
| Return Address | 寄件人地址 |
| Salutation | 問候語（開場白） |
| Sender | 寄件人 |
| Signature | 簽名 |
| Stamp | 郵票 |
| Subject | 主題 |
| Zip Code | 郵遞區號（美國） |
英文書信格式寫作注意事項
要寫出一封完整且有質感的英文書信，僅有內容好還不夠——書信的格式與語氣同樣重要，這會讓整封信更專業、有禮且容易獲得好感。以下是英文信封格式的重要注意事項:
避免使用縮寫
- 與其寫: I’m, She’s, He’s…
- 請改寫成: I am, She is, He is…
Note: 只有在給親友或關係非常熟悉的人寫信時，才適合使用縮寫。
保持禮貌與尊重
- 信件開頭務必使用 Dear（這是英文書信Beginning 的標準格式）。
- 當提出請求時，請使用 Please 以表達尊重。
使用正式詞彙
- 將 want 換成 would like。
- 將 can 換成 may。
Note: 這樣能讓整封信顯得更專業、得體、具禮貌。
表達簡潔明確
- 避免冗長，只聚焦於重點內容。
- 在寄出前，仔細檢查文法與拼字，確保沒有錯誤。
英文信件範例參考
以下是一些英文商業email範例、朋友英文信範例等信件，以及英語書信中關於問候、抱怨與邀請的常用格式。請參考以下內容，以掌握標準的英文書信格式與寫作方式。
英文商業email範例
| Subject: Partnership Proposal for [Project/Service/Product Name] Dear [Recipient’s Name], I hope this message finds you well. I am [Your Name], [Your Position] at [Your Company Name]. I am reaching out to introduce our [product/service] and explore the possibility of a partnership with [Recipient’s Company Name]. Our company specializes in [briefly describe your main products/services], and we believe that collaborating with your organization could bring mutual benefits, including [highlight main benefits, e.g., increased market reach, improved service quality, cost efficiency]. We would be happy to provide more details or set up a meeting at your convenience to discuss this further. Please let us know your availability in the coming week. Thank you for your time and consideration. I look forward to your reply. Best regards, [Your Full Name] [Your Position] [Your Company Name] [Phone Number] [Email Address] [Website] |
翻譯:
主題： 合作提案 — 關於 [專案／服務／產品名稱]
[收件人姓名] 您好,
希望這封郵件到達時，您一切安好。
我是 [你的名字]，現任 [你的職位]，就職於 [你的公司名稱]。我寫這封信的目的是想介紹我們的 [產品／服務]，並探討與貴公司[收件人公司名稱]之間的合作可能性。
我們公司專注於 [簡要描述主要產品／服務]，並深信與貴公司合作將能帶來雙方的共同利益，例如 [舉例：擴大市場、提升服務品質、優化成本]。
我們非常樂意提供更完整的資料或進一步說明，或於您方便的時間安排一次會面，以進一步交流合作細節。請您告知下週適合的時間。
感謝您撥冗閱讀這封郵件，期待儘快收到您的回覆。
此致 敬禮，
[你的全名]
[職位]
[公司名稱]
[電話號碼]
[電子郵件]
[公司網站]
英文求職信範例
| Subject: Application for the Position of [Job Title] Dear [Hiring Manager’s Name], I am writing to express my interest in the [Job Title] position advertised on [where you found the job posting]. With my background in [your field or expertise], and experience in [relevant skills or previous jobs], I believe I would be a great fit for your team at [Company Name]. In my previous role at [Previous Company], I successfully [briefly describe achievements or responsibilities related to the job]. I am confident that my skills in [mention key skills] would contribute positively to your company’s goals. Please find attached my resume for your consideration. I would appreciate the opportunity to discuss how my experience and qualifications align with your needs. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon. Sincerely, [Your Name] [Your Contact Information] |
翻譯:
主題： 應徵 [職位名稱]
[招聘負責人姓名] 您好,
我寫這封信是為了表達我對 [職位名稱] 的濃厚興趣。此職位刊登於 [您得知職缺的來源]。憑藉我在 [專業領域或相關經驗] 的背景，以及於 [相關技能或過往工作] 的實務經驗，我深信自己非常適合貴公司 [公司名稱] 的團隊。
在我之前於 [前公司名稱] 擔任的職位中，我成功地 [簡要描述與應徵職位相關的成就或職責]。我有信心，我在 [主要優勢或核心技能] 方面的能力，將能為貴公司的目標帶來積極貢獻。
隨信附上我的履歷，敬請貴公司參閱。我非常期待能有機會與您進一步討論我的經驗與能力，並了解如何為貴公司的發展作出貢獻。
感謝您撥冗閱讀與考慮，期盼能早日收到您的回覆。
此致 敬禮，
[您的姓名]
[您的聯絡資訊]
>>我猜你在找：
寫給朋友英文信範例
| Subject: Long Time No See! Hi [Friend’s Name], I hope this email finds you well. It’s been such a long time since we last met, and I’ve really missed our conversations. How have you been doing?I’m currently in [Your City/Location] and things have been [short description about your life — e.g., “busy but exciting”]. I still remember the last time we [shared memory — e.g., “went hiking together”] and it makes me smile every time I think about it. If you’re free sometime soon, I’d love to [plan to meet — e.g., “catch up over coffee”] and hear all about what you’ve been up to. Looking forward to hearing from you! Warm regards, [Your Name] |
翻譯:
主題： 好久不見！
親愛的 [朋友的名字],
希望這封信到達時你一切都好。自從上次見面以來，已經過了好長一段時間，我真的很想念我們以前的聊天時光。最近你過得怎麼樣？
我現在住在 [你的城市／地點]，這裡的生活 [簡短描述，例如：“雖然忙碌但很有趣”]。我仍然記得上次我們一起 [共同回憶，例如：“去爬山”]，每次想起都會忍不住微笑。
如果你最近有空，我真的很想 [見面計劃，例如：“一起喝杯咖啡聊聊天”]，也想聽聽你最近的近況。
期待早日收到你的回信！
祝好，
[你的名字]
寫給家人的英文信範例
| Dear [Family Member’s Name], I hope you are all doing well. I just wanted to write and let you know how much I miss you and think about you every day. Life here in [your location] has been [briefly describe your experience or feelings]. How is everything back home? I hope everyone is healthy and happy. Please send my love to [other family members or specific people]. Looking forward to the next time we can all be together. With love, [Your Name] |
翻譯:
親愛的 [家人姓名],
希望大家都身體健康。我只是想寫這封信告訴你，我非常想念你們，每天都在想著你們。這裡在 [你的所在地] 的生活 [簡短描述你的感受或經歷]。
家裡的情況怎麼樣？希望大家都健康快樂。請替我向 [其他家人或具體成員] 問好，送上我的愛與祝福。
期待早日再見！
親愛的，
[你的名字]
英文問候信範例
| Subject: Just Checking In Dear [Recipient’s Name], I hope this letter finds you in good health and spirits. It has been a while since we last spoke, and I wanted to take a moment to check in with you. How have you been lately? I have been thinking about you and hope everything is going well with your [family/work/studies]. Please let me know if there is anything I can do to support you during this time. Looking forward to your reply and hoping to catch up soon. Best wishes, [Your Name] |
翻譯:
主題： 問候
親愛的 [收信人姓名],
希望這封信到達時你身體健康、心情愉快。自從上次我們聯絡以來已經有一段時間了，我想花點時間問候你。最近過得怎麼樣呢？
我一直有想起你，也希望你在 [家庭／工作／學業] 各方面一切順利。如果有什麼我能幫得上忙的地方，請一定告訴我。
期待能早日收到你的回信，也希望不久後能再見到你。
誠摯的問候，
[你的名字]
英文抱怨信範例
| Dear [Recipient’s Name or Customer Service], I am writing to express my dissatisfaction with [describe the issue — e.g., “the product I purchased on [date]” / “the service I received on [date]”]. Unfortunately, [explain the problem in detail — e.g., “the item arrived damaged” / “the service was not up to expectations”]. I kindly request that you [state your desired resolution — e.g., “replace the item” / “refund the payment” / “address the issue as soon as possible”]. I have attached [mention any supporting documents — e.g., “photos of the damaged product” / “receipts”] for your reference.I hope this matter can be resolved promptly. Please let me know how you intend to proceed. Thank you for your attention to this matter. Sincerely, [Your Name] [Your Contact Information] |
翻譯:
親愛的 [收信人姓名 或 客戶服務部門],
我寫這封信是為了表達我對於 [問題描述——例如：“我於 [日期] 購買的產品”／“我於 [日期] 所接受的服務”] 的不滿。很遺憾地，[詳細說明問題——例如：“產品在送達時已經損壞”／“服務品質未達預期”]。
我誠懇地請貴公司 [提出期望的解決方案——例如：“更換產品”／“退款”／“儘快處理此問題”]。我已隨信附上 [支援文件——例如：“損壞產品的照片”／“發票”] 以供參考。
希望貴公司能夠儘快解決此事。請告知我貴公司的後續處理計劃。
感謝貴公司對此問題的關注。
此致 敬禮，
[你的名字]
[你的聯絡資訊]
英文祝賀信範例
| Subject: Congratulations on Your [Achievement/Event]! Dear [Recipient’s Name], I hope this message finds you well. I just wanted to take a moment to congratulate you on your recent [achievement/event — e.g., “promotion”, “graduation”, “wedding”]. This is truly a wonderful milestone, and I’m so happy for you! Your hard work and dedication have certainly paid off, and you deserve all the success and happiness that comes your way. Wishing you continued success in all your future endeavors. Once again, congratulations and best wishes! Warm regards, [Your Name] |
翻譯:
主題： 恭喜你 [成就／事件]！
親愛的 [收信人姓名],
希望你一切安好、萬事順利。我想花點時間向你表示最誠摯的祝賀，恭喜你 [最近的成就／事件——例如：“升職”、“畢業”、“結婚”]！這確實是一個值得慶祝的重要里程碑，我為你感到由衷的高興！
你的努力與投入終於得到了回報，你理應擁有這一切成功與幸福。祝你在未來的計畫與事業中持續取得更大的成就。
再次恭喜你，並送上我最誠摯的祝福！
誠摯的，
[你的名字]
英文感謝信範例
| Subject: Thank You for [Reason] Dear [Recipient’s Name], I hope you are doing well. I am writing to sincerely thank you for [reason — e.g., “your kind help”, “the wonderful gift”, “your support during my project”]. I truly appreciate your generosity and thoughtfulness. Your [help/gift/support] has made a significant difference, and I am very grateful for everything you have done. Please let me know if there is anything I can do to return the favor. Thank you once again for your kindness. Best regards, [Your Name] |
翻譯:
主題： 感謝您 [原因]
親愛的 [收信人姓名],
誠摯問候，祝您一切順心。我寫這封信是為了誠摯地感謝您，[原因——例如：“您熱心的幫助”、“您送的精美禮物”、“您在我專案中的支持”]。我由衷地感激您的慷慨與體貼。
您的 [幫助／禮物／支持] 對我而言意義重大，確實帶來了很大的改變。我真心感謝您為我所做的一切。若有任何我能回報的地方，請務必告訴我。
再次感謝您真誠與善意的付出。
此致 敬禮，
[你的名字]
英文道歉信範例
| Subject: Apology for [Reason] Dear [Recipient’s Name], I hope you are well. I am writing to sincerely apologize for [the mistake/situation]. I understand that my actions may have caused inconvenience, and I deeply regret any trouble I may have caused. Please know that I am taking the necessary steps to ensure this does not happen again. I appreciate your understanding and patience in this matter. Thank you for your time, and I hope we can move forward positively. Sincerely, [Your Name] |
翻譯:
主題： 就 [原因] 致歉
親愛的 [收信人姓名],
誠摯問候，祝您一切順心。我寫這封信是為了誠摯地向您道歉，關於 [錯誤／情況]。我明白自己的行為可能造成了不便，對因此引起的困擾深感抱歉。
請相信我正在採取必要的措施，以確保類似情況不會再次發生。非常感謝您在此事上的體諒與耐心。
感謝您抽出時間閱讀此信，並希望我們能夠積極地共同向前。
誠摯的，
[你的名字]
英文求助信範例
| Subject: Request for Assistance Regarding [Issue/Topic] Dear [Recipient’s Name], I hope this message finds you well. I am writing to kindly ask for your assistance with [describe the issue or what you need help with]. Your expertise and support would be greatly appreciated. If you could provide any guidance or help, it would mean a lot to me. Please let me know if you require any additional information. Thank you very much for your time and consideration. Best regards, [Your Name] |
翻譯:
主題： 關於 [問題／主題] 的協助請求
親愛的 [收信人姓名],
誠摯問候，祝您一切順心。我寫這封信是想誠懇地請求您在 [描述具體問題或需要協助的事項] 方面提供幫助。您的專業知識與支援對我而言非常寶貴。
若您能提供任何指導或協助，我將萬分感激。若您需要更多相關資訊，請隨時告訴我。
非常感謝您撥冗閱讀並關心此事。
此致 敬禮，
[你的名字]
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