總結5種簡單且常見的英文信件開頭方式

英文信件開頭問候語能夠反映出你與收件人之間的親密程度。若對方是同事，那麼開頭問候語會與對客戶或合作夥伴的問候有所不同。讓我們與 ELSA Speak 一起更深入地了解最常見的英文信件開頭寫法吧！

為什麼你的英文信件開頭這麼重要? 

人們每天會收到大量的email，有些人沒有足夠的時間來檢查並閱讀所有email。如果一封email無法從最開始的幾個字就吸引讀者的注意或說服他們，收件人很可能不會看完整封信件，甚至會選擇之後再讀。

我們通常的心理是，對於那些不太重要或不緊急的email，不會立即閱讀或根本不會讀。

因此，為了提高你的自信、專業地溝通和寫電子郵件的能力，你可以使用 ELSA Premium。該學習包提供簡短的練習，幫助你提高發音、詞彙和語法技能，同時增強你在所有職場英語溝通情況下的信心。

如何有效地寫英文信件開頭

選擇合適的問候語

當某人打開你的email時，他們首先看到的是問候語。你需要針對不同的對象選擇適合的問候語。應該是“Hello”、“Dear”、“Good Morning”還是“To Whom It May Concern?”

如果這是一封求職信，顯然你不應該使用“To Whom It May Concern”。

合理指定收件人

在職場交流中，在email中直接用名字稱呼對方是很正常的。但如果是在一個文化上講究正式和禮儀的公司或環境，人們通常會在姓氏或名字後加上 Mr 或 Ms。

重要的是，不要弄錯收件人的性別。

用一句開頭確立email 的語氣

你應該在問候語後加上一句開頭白來引導話題，而不是直接進入主題，特別是對於一個你從未與之交流過或很少交流的人。不要僅僅說“Hello Ms. Hoa”然後立即說你需要她幫忙什麼。

直入主題

如果你希望別人閱讀你的email，就不要拐彎抹角，而是直接切入正題。首先在英文信件開頭 自我介紹，然後在email的第二或第三行，解釋你為什麼寫這封郵件給他們。

英文信件開頭的基本組成部分

在email的開頭部分，發件人應確保包含以下兩個基本部分

英文信件開頭 問候向收件人  

首先，在開始撰寫信件之前，發件人需要明確收件人是誰（朋友、同事、上司、合作夥伴、客戶…）以確定合適的語氣，從而選擇最適合的email開頭問候語。通常會有以下基本的問候方式：

• Dear + Mrs…/Mr… :若已知收件人姓名。
• Dear + Sir/Madam: 若不確定收件人姓名。
• Hello/Hi/Good morning/Good afternoon/Good evening + team/everyone/all/[department name]: 若信件是發送給多人的。

開頭句

在問候之後，發件人需要撰寫一個開頭句，使email顯得禮貌並讓讀者感到親切。你可以參考以下兩種方式之一：

先問候收件人的健康狀況或工作情況，然後再說明寫信的理由。

採用這種方法時，發件人和收件人通常已有一定的親密關係，發件人希望通過這種方式拉近與收件人的距離。此外，這種情況下的信件內容通常不具緊迫性或過於嚴肅。

以下是一些常用的開頭句範例，供發件人參考：

信件開頭	大致翻譯
I hope this email finds you well.	我希望你一切都好。
Hope your week is going well.	希望你這一週過得愉快。
I hope you had a nice weekend.	希望你度過了一個愉快的週末。
Hope everyone is doing well.	希望大家的工作都進展順利。
I hope you had a great week.	我希望你有一個美好的一週。

直接進入寫信的原因或要討論的問題。

採用這種方式時，發件人會跳過問候語，直接進入寫信的目的，以節省收件人閱讀信件的時間。這種情況下的收件人通常是忙碌的人，喜歡快速處理問題。

根據具體情況，開頭句可能會有所不同，以下供發件人一些範例：

信件開頭	大致翻譯
I am writing to reply to your…	我寫這封信是為了回覆你關於…的問題。
I am writing to confirm that…	我寫這封email是為了確認…。
I am reaching out about…	我想就…事宜聯繫你。
I am writing to you regarding…	我寫這封信給你，是為了討論有關…的問題。
I am contacting you for the following reason…	我因以下原因與你聯繫…。
With reference to…, I would like to…	關於…事宜，我想… 。

特定情況下的開頭句範例

用於重要email 

在撰寫一封重要的email時，開頭句在確立語氣和留下初步印象方面扮演著關鍵角色。一個專業的開頭句不僅能展現對收件人的尊重，還能吸引他們的注意力。以下是一些開頭句範例，幫助你更有效地撰寫email。

範例句	大致翻譯
Allow me to introduce myself	請允許我自我介紹
Good afternoon	下午好
Good morning	早上好
How are you?	你還好嗎？
I hope you enjoyed your weekend	希望你度過了一個愉快的週末
I hope you’re doing well	希望你一切都好
I hope you’re having a great week	希望你這週過得很好
I hope you’re having a wonderful day	希望你今天過得愉快
It’s great to hear from you	很高興收到你的消息
I’m eager to get your advice on…	我非常期待能收到你關於…的建議
I’m reaching out about…	我想就…事宜聯繫你
I appreciate your help	非常感謝你的幫助
Thank you for the update	感謝你的更新
Thanks for getting in touch	感謝你的聯繫
Thanks for the quick response	感謝你迅速的回覆

用於後續跟進的email

在撰寫後續跟進的email時，合適的開頭句有助於維持聯繫並以專業的方式提醒收件人。以下是一些有效後續跟進email的建議。

範例句	大致翻譯
As promised, I’m…	如約，我正在…
As we discussed on our call…	正如我們在電話中討論過的…
Can you provide me with an update on…	你能否給我更新一下關於…的信息？
I’m checking in on…	我想檢查一下關於…的情況
I’m getting back to you about…	我正在回覆…
To follow up on our meeting…	為了跟進我們的會議…

用於發送給朋友/親人的email

在發送給朋友或親人的email中，選擇合適的開頭句有助於營造親近和友好的氛圍。以下是一些開頭句範例，幫助你在與生活中重要的人保持舒適而溫暖的聯繫。

範例句	大致翻譯
Congratulations on…	恭喜你最近取得的[成就]
How did … turn out?	你最近的[項目]怎麼樣了？
I hope you enjoyed your …	希望你享受了[事件或假期]
I loved your recent …	我很喜歡你最近的[照片/文章/社交媒體發文]
I was just laughing the other day about …	我最近想起[一個笑話]時笑了
I was just thinking about you and …	我剛想到你和我們[共同的回憶]
It was great to see you at …	很高興在[某個事件]上見到你
This … made me think of you	[這篇文章/這個視頻/這個GIF]讓我想到你
… recommended I get in touch with you	[我們共同的朋友]建議我聯繫你

用於輕鬆愉快的email

在撰寫一封輕鬆愉快的email時，可以用一些友好而充滿活力的開頭句來營造積極的氛圍。具體如下:

範例句	大致翻譯
Happy “Not Monday”	祝你今天過得愉快，因為今天不是星期一
Hello from the other side	從另一邊問候你
Here’s the good news: Only [number] more days until Friday	好消息：距離星期五只剩下[天數]天
I hope this email doesn’t find you. I hope you’ve escaped, that you’re free. But just in case…	希望這封email沒有打擾你。希望你已經從工作中解脫出來，自由自在。但以防萬一…
I hope you’re surviving another workweek	希望你能順利度過這個工作週
I hope you’ve had your coffee already	希望你已經喝完咖啡了
It’s me again	又是我
I’ll keep this short	我會保持這封email簡短
Just what you want: another email!	正是你想要的：又一封email！

英文信件開頭範例 

以下是一些在特定情況下撰寫email開頭的建議，供寫信者參考。

開頭安排會議通知的信件 

Dear team,

Hope everyone is doing well. I am writing to inform you of the specific time of this meeting on Friday.

翻譯

親愛的團隊成員們，

希望大家的工作進展順利。我寫這封信是為了通知大家，本週五會議的具體時間安排。

開頭求職的信件

Dear Ms.Hana,

I am writing to you with regards to the position within your company for Marketing Manager.

翻譯

尊敬的Hana女士，
我寫這封信是關於貴公司營銷總監一職。

注意：如果求職者不確定收件人的具體姓名，可以使用「Dear Hiring Manager」或「Dear Recruiting Team」作為信件的開頭。

開頭回覆客戶的信件

Dear Mr.John,

Thank you for contacting our company. In reply to your request, I would like to inform you that your order has been shipped successfully and will be delivered to you within the next few days.

翻譯

尊敬的John先生，

感謝您聯繫我們公司。為了回覆您的請求，我想通知您，您的訂單已成功發貨，將在幾天內送達。

開頭錄取通知的信件

Dear Lin Jia Hui,

Thank you for your interest in the open Marketing Coordinator position. On behalf of our company, I am pleased to inform you that we have unanimously selected you for the position you are applying for.

翻譯

親愛的林嘉慧，

感謝您對我們公司目前空缺的媒體協調員職位的關注。代表公司，我很高興通知您，我們已一致同意錄取您為該職位。

開頭安排活動通知的信件 

Dear everyone,

I hope all of you had a great week. I am reaching out about organizing a team-building session at the end of this year.

翻譯

大家好，

希望你們度過了一個美好的一周。我寫信與你們聯繫，是想討論一下年底舉行的一次團隊建設活動。

英文信件開頭注意事項 

確定問候語中的稱謂

在英文中，不同的稱呼反映不同的婚姻狀況。因此，在信件開頭時，寫信者應小心選擇合適的稱呼，以避免使用不當的稱呼。具體：

• Miss：用來稱呼年輕且未婚的女性。
• Mrs：用來稱呼已婚或寡婦。
• Ms.（女士）/Mr.（先生）：用於不清楚收件人婚姻狀況的情況（這是最中立、最容易使用且最普遍的稱呼）。

如果發信人不確定如何使用上述稱呼，最好的方式是使用「Dear Sir」（如果收件人是男性）和「Dear Madam」（如果收件人是女性）。

避免使用過於隨意的語言 

為了保持email的專業性並展示對收件人的尊重，寫信者應避免使用過於隨意、不夠正式的語言、俚語或縮寫。以下是一些需要避免的寫法：

• Guess what? (知道嗎？).
• What’s up?/Wassup? ( 最近怎麼樣？).
• Plz (please的縮寫).

回覆信件開頭的感謝語 

在回覆類的email中，寫信者應在提及信件主題之前，先表達對收件人的感謝，感謝他們之前花時間與自己聯繫。以下是一些可使用的範例：

範例句	大致翻譯
Thank you for contacting our company.	感謝您聯繫我們公司
Thank you for your prompt reply.	感謝您的迅速回覆
Thank you for getting back to me.	感謝您給我的回覆

總的來說，英文信件開頭通常包括對收件人的問候和開頭句。根據具體情況，發信人可以靈活應用不同的範例句子。ELSA Speak 希望本文中的知識能夠幫助讀者掌握簡單且有效的英文信件開頭寫作方法。